So wählen Sie das richtige Projektmanagement-Tool aus
IT-Abteilungen waren Early Adopters, aber Projektmanagement-Software ist heute ein unverzichtbares Werkzeug in allen möglichen Disziplinen. Mit zunehmender Komplexität von Initiativen steigt auch der Bedarf an Zusammenarbeit und gegenseitiger Abhängigkeit zwischen den internen Abteilungen des Unternehmens. Eine starke Koordination und reibungslose Lieferung der beweglichen Teile eines Projekts sind auch zwischen Organisationen und ihren Lieferanten unerlässlich.
Ob ein Unternehmen eine hochmoderne Website entwickelt oder eine neue Einrichtung baut, die unzähligen Teile eines Projekts müssen zusammenarbeiten. Projektmanagement-Tools bieten zentralisierte Möglichkeiten, Aufgaben zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen, Ziele und Zeitpläne festzulegen und teamübergreifend zu kommunizieren. Während die meisten Apps einige grundlegende Merkmale und Funktionen gemeinsam haben, können sie auch zwischen den Lösungen stark variieren.
Zu wissen, was Ihr Unternehmen aus einem Projektmanagement-Tool herausholen muss, ist der erste Schritt zur Auswahl des richtigen Tools. Einige andere Überlegungen und Szenarien können Ihre Entscheidung jedoch beeinflussen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie die richtige Projektmanagementlösung für Ihr Team auswählen.
Priorisieren Sie Ihre Schmerzpunkte
Ihr Unternehmen wird keine Projektmanagement-Lösung suchen, wenn es keine grundlegenden Schwächen gibt. Zum Beispiel könnten Mitarbeiter es vorschlagen Meetings brauchen mehr Struktur Und dass es eine größere Rechenschaftspflicht für Aktionselemente geben sollte. Vielleicht läuft die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Abteilungen nicht so reibungslos, wie sie sein sollte. Aufgaben werden fallen gelassen, und einige Teammitglieder scheinen die Flaute mehr zu nutzen als andere.
Um einzugrenzen, was Sie von der Anwendung benötigen, listen Sie die Hindernisse auf, auf die Sie bei der Umsetzung des Projekts stoßen. Durch die Abstimmung dieser Bedürfnisse mit den Merkmalen von a Projektmanagement-ToolAnschließend können Sie Ihre Liste priorisieren. Angenommen, Sie identifizieren ungleichmäßige Arbeitsbelastung und schlechte Koordination als Hauptursachen für das Nichteinhalten von Fristen. Dann werden Funktionen wie benutzerdefinierte Ansichten und automatische Aufgabenergebnisse an die Spitze Ihrer Liste verschoben.
Wenn Sie die Funktionalität der App an Ihren Schmerzpunkten ausrichten, fragen Sie Ihre Stakeholder, ob sie diese Funktionen für echte Lösungen halten. Beispielsweise kann ein Tool eine attraktive Benutzeroberfläche haben, aber möglicherweise keinen nützlichen Überblick über den Projektzeitplan oder -fortschritt bieten. Wenn es ein Problem ist, den Überblick darüber zu behalten, wo alle arbeiten, erweisen sich Aktivitätsprotokolle und automatische Statusaktualisierungen als noch wertvoller.
Bestimmen Sie den Nutzungsumfang
Ein kleines Unternehmen mit einem Team von fünf Mitarbeitern muss möglicherweise keine Projektinformationen mit externen Anbietern teilen. Ein mittelständisches Unternehmen oder eine große Organisation möchte jedoch möglicherweise Daten und Projektpläne gemeinsam nutzen und Aufgaben mit Dritten koordinieren. Ohne ein Standardtool können Fristen und andere wichtige Informationen leicht ausfallen.
Während einige Projektmanagementlösungen lokal installiert werden, sind andere cloudbasiert. Lokale Anwendungen können gut für Organisationen funktionieren, die Projektdaten nicht mit externen Anbietern teilen müssen. Diese Anwendungen ermöglichen internen Teams den Zugriff auf Projektinformationen, solange sie vom Unternehmen bereitgestellte Geräte in Ihrem Netzwerk verwenden. Dies kann die beste Lösung sein, wenn interne Teams vorerst und auf absehbare Zeit die einzige Arbeitsgruppe sind.
Aber Cloudbasierte Lösungen Es wird skalierbarer und praktischer, wenn entfernte Mitarbeiter oder Dritte Zugriff außerhalb Ihres Netzwerks benötigen. Sie können immer noch steuern, wer Daten anzeigen und bearbeiten kann, manchmal effizienter als lokale Apps. Sie ebnen auch den Weg für zukünftiges Teamwachstum und die Zusammenarbeit mit unabhängigen Auftragnehmern und Remote-Mitarbeitern.
Bewerten Sie potenzielle Lernkurven
Die Investition in eine skalierbare Projektmanagement-App mit Funktionen zur Lösung Ihrer Schwachstellen ist eine Sache. Aber es ist ein ganz anderes Spiel, wenn es darum geht, Ihr Team dazu zu bringen, das von Ihnen bereitgestellte Tool zu verwenden. Manchmal ist es schlimmer, eine schwer verständliche Projektmanagementlösung zu kaufen, als gar keine zu bekommen.
Bitten Sie die Mitarbeiter während des Auswahl- und Bewertungsprozesses, die Tools auf Ihrer Auswahlliste auszuprobieren. Viele Entwickler von Projektmanagement-Apps bieten kostenlose Testversionen oder Demos an, damit Sie es ausprobieren können. Lassen Sie das Team die Benutzeroberfläche überprüfen und die Funktionen mit einem Dummy-Projekt testen. Wenn die Test- oder Testphase lang genug ist, laden Sie ein aktuelles Projekt in das Tool hoch und sehen Sie, wie gut es funktioniert.
Am Ende der Experimentierphase Feedback sammeln Vom Team zum Kombinieren mit eigenen Notizen. Fragen Sie, ob die Features und Funktionen innerhalb des Tools gut funktionieren. War die Benutzeroberfläche einfach zu bedienen und zu verstehen? Stellen Sie fest, ob die Funktionen die von Ihnen identifizierten Problempunkte tatsächlich lösen. Listen Sie alle Lücken oder Schwierigkeiten auf, die während des Experiments aufgetreten sind, und prüfen Sie, ob das Team der Meinung ist, dass eine umfassende Schulung erforderlich ist.
Berücksichtigen Sie Integrations- und Workflow-Funktionen
Projektmanagement-Tools sind selten auf eigenständige oder eigenständige Funktionen beschränkt. Viele dieser Anwendungen können in andere Software integriert werden, die Ihr Unternehmen möglicherweise verwendet. Beispielsweise kann ein Tool eine API haben, die kompatibel ist mit CRM oder Instant-Messaging-Programm. Integrationsfunktionen wie diese können die Bemühungen Ihres Teams über mehrere Apps hinweg synchronisieren und ihnen den Kopfzerbrechen ersparen, zwischen ihnen hin und her zu wechseln.
Auch Ihre Mitarbeiter werden ein Tool zu schätzen wissen, das ihre Gegenwart unterstützt Workflow-Methoden und Operationen. Beispielsweise benötigt ein Softwareentwicklungsteam, das früher in Sprints gearbeitet hat, Zuweisungsfunktionen, die größere Aufgaben in Teilaufgaben aufteilen. Ebenso benötigt eine Gruppe, die Diagramme mit visuellen Hinweisen bevorzugt, Funktionen, die Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme nachahmen.
Da die Einführung einer weiteren Anwendung von Mitarbeitern einen Gangwechsel erfordert, sind Integrationsmöglichkeiten und Workflows vorhanden, die bestehende Abläufe unterstützen können Widerstand reduzieren. Dadurch wird es dem Team leichter fallen, sich an das Tool zu gewöhnen und seine Vorteile zu erkennen. Die Führung wird keinen harten Kampf haben, um die Kräfte von der Wichtigkeit des Einsatzes des Projektmanagement-Tools zu überzeugen.
Wählen Sie das richtige Werkzeug
Bei so vielen Optionen kann die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen überwältigend erscheinen. Es ist schwer zu wissen, wo man anfangen soll, und wird leicht von einer Liste mit Jobversprechen und -forderungen abgelenkt. Aus diesem Grund ist es am besten, mit einer internen Liste zu beginnen, die auf den Hindernissen basiert, die Ihr Team sieht. Egal, ob es sich um eine unscharfe Definition von Rollen oder um Schwierigkeiten bei der Zuordnung von Aufgaben handelt, identifizieren Sie die problematischsten Schwachstellen.
Sobald Sie herausgefunden haben, warum Ihr Unternehmen ein Projektmanagement-Tool benötigt, können Sie damit beginnen, das richtige zu finden. Das Abgleichen der verfügbaren Funktionen mit dem „Warum“ ist ein guter Anfang, aber Sie müssen auch wissen, wer das Tool verwenden wird. Von dort aus wird die Bewertung der Benutzerfreundlichkeit und Eignung Ihre Auswahlliste auf den Gewinnerkandidaten eingrenzen.
Schließlich erhält Ihr Unternehmen die Lösung, die es benötigt, um die Projektimplementierung erheblich zu verbessern.
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